Chargé-e d’appui au projet IDBio

Vous contribuerez à la coordination des actions entre les différents partenaires, le suivi des principales actions du projet, la tenue des tableaux de bord et des indicateurs associés.

Par ailleurs, vous serez intégré-e aux comités de pilotage (COPIL) et comités opérationnels (COMOP), et vous suivrez l’ensemble des groupes de travail qui seront mis en place.

Missions et activités du poste

Vous participerez et contribuerez activement à la coordination des actions entre les différents partenaires, le suivi des principales actions du projet (cf. activités principales ci-dessous) ainsi que la tenue des tableaux de bord et des indicateurs associés.

Par ailleurs, vous serez intégré-e aux comités de pilotage et comités opérationnels, et vous suivrez l’ensemble des groupes de travail qui seront mis en place. Vous aurez la charge, en particulier, des lots dédiés à la gouvernance et au pilotage du projet d’une part, à la dissémination et à la communication du projet d’autre part.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

Assurer la gestion organisationnelle du projet

• Coordonner le plan d’actions en cohérence avec les objectifs du projet

• S’assurer de la bonne mise en œuvre des actions prévues dans le projet avec un regard attentif notamment aux indicateurs, en participant aux groupes de travail. Animer le travail collaboratif au sein du consortium : circulation de l'information avec et entre les partenaires, élaboration et maintenance des outils nécessaires au suivi de l'avancement du projet, etc.

• Planifier et organiser les réunions des différents conseils du projet, dont les comités de pilotage du projet (COPIL) et comités opérationnels (COMOP). Préparer étroitement avec les coordinateurs scientifiques les COPIL. Animer les COMOP et autres groupes (égalité des genres, communication…).

• Rendre compte régulièrement aux coordinateurs de l’avancée des actions du projet.

• Proposer des outils de pilotage et de suivi du projet pour établir des tableaux de bord et des états financiers ; les diffuser auprès des partenaires et financeurs.

• Suivre et analyser les indicateurs et les tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler et alerter si nécessaire en proposant des mesures correctrices.

• Préparer la rédaction, en lien avec les coordinateurs scientifiques et les partenaires, des rapports d’avancement du projet, des comptes rendus de réunions du consortium, des comités d’accompagnements du projet, des documents à réaliser pour l’ANR, etc…

Contribuer à la gestion administrative et financière du projet

• Être l'interlocuteur/trice privilégié(e) des partenaires financeurs externes.

• Veiller à l’éligibilité des dépenses (selon les règlements de l’ANR et de l’AFD) et leur temporalité, en liaison étroite avec les services financiers des partenaires co-coordonnateurs.

• Être en appui des partenaires co-coordonnateurs sur les aspects logistiques, administratifs et financiers liés aux modalités contractuelles du financement du projet et assurer un suivi de premier niveau des problématiques de propriété intellectuelle générées par le projet.

• Être en appui des participants au projet et des services gestionnaires dans l'exécution des contrats et leur justification scientifique et financière.

• Assurer les relations entre les équipes administratives et financières de l’INSA et de l’UGB, et l’application des règles dans ces établissements.

• Participer aux procédures d’achat des équipements prévus dans le cadre du projet et s’assurer de la bonne réalisation des investissements / budget prévisionnel et leur temporalité.

• Participer à des sessions d'information auprès des financeurs institutionnels (Europe, ANR….

• Exercer une veille réglementaire et documentaire concernant notamment le droit communautaire et les organismes financeurs.

Mettre en œuvre les actions de communication du projet

• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication, en lien avec l’ensemble des partenaires du projet et les structures externes pertinentes.

• Mettre en place, une présence numérique du projet avec présentation des avancées et des résultats (site Internet, diffusion d’informations, promotion, relations presse, réseaux sociaux, etc.)

• Organiser et animer la communication entre les partenaires du projet.

• Coordonner l’organisation de la conférence annuelle d’IDBio.

Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’avancée du projet.